INFORMÁTICA II - EXCEL 2010

INSTRUCCIONES: Realizar un resumen de la información que aparece a continuación en la libreta y realizar cada uno de los ejercicios, para presentarlos y explicarlos en la próxima sesión. 
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Introducción a Excel 2010.

Microsoft Office Excel 2010 es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

Para introducir el valor en la celda utilizar cualquiera de los tres métodos:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.

 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón  de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Cuando queremos cancelar la validación de la información sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar  de la barra de fórmulas.

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda, así como bordes, tipo numérico, relleno y protección a las celdas.

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor

no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quiera realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Ejercicio 1: En un libro nuevo, en la Hoja1 capture los datos (Nombre de la empresa, 1er. Trimestre, 2º Trimestre), en la columna Ventas Totales usa una formula sencilla para sumar los 2 trimestres. Aplica el formato de Contabilidad a las tres columnas (1er. Trim, 2o Trim. y Ventas Totales). Con la herramienta Pegado Especial, copia los datos de la Hoja1 y aplica pegado Especial de Valores en la Hoja2. Pegado especial de Formulas en la Hoja3 y Pegado especial de Formatos en la Hoja4.   Ejemplo formula: en la celda D4 escriba  =B4+C4 

Para aplicar formatos a celdas: Seleccione las celdas, clic derecho sobre ellas y activar Formato de Celdas, Ir a la ficha Numero, Seleccionar contabilidad (Español México), con 2 decimales. y aceptar.

Ejercicio 2: Capturar y aplicar Formato                                Capturar, aplicar formato de moneda y calcular el IVA de

de moneda $ a las cantidades siguientes.                               los precios presentados mediante formula.

Ejercicio 3- Captura los datos siguientes; aplicar formato de contabilidad y obtener los TOTALES usando la función SUMA.

CÁLCULO DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL.

Fórmulas y Funciones.

Una formula en Excel es un conjunto de operandos (valores constantes, referencias a celdas, formulas, etc.) con operadores (signo + , -, *, / y ^) o una combinación de operadores, operandos y funciones predefinidas que nos permiten calcular datos.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Pág. 12

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha: podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) .

Ejercicio 3- Realiza el siguiente formato: Aplica bordes a las celdas tal y como aparece en la fig. combina las celdas de las filas 1 a la 4. Capture productos con sus respectivas cantidades y costos estimados.
Realiza una formula sencilla para obtener el total.

Ejemplo de la formula; En la celda D9 escriba:     = B9*C9