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Introducción a Excel
2010.
Microsoft
Office Excel 2010 es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y
analizar datos.
Introducir datos
En cada una de las celdas de
la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Aparecerán en
dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.
Para introducir el valor en
la celda utilizar cualquiera de los tres métodos:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón 
de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.
Cuando
queremos cancelar la validación de la información sólo hay que pulsar la tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar 
de la barra de fórmulas.
de la barra de fórmulas.
FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo
realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así
sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Fuente
Excel nos
permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda, así
como bordes, tipo numérico, relleno y protección a las celdas.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los
distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada
por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /,
Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Errores en los datos
Cuando introducimos una
fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Cuando nos
avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece nos da una posible propuesta
que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
Podemos
detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como:.
Al hacer clic sobre el
símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.
##### se produce cuando el ancho de una columna no es
suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor
no está disponible para una
función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es
válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una
fórmula o función.
#¡NULO!
cuando se
especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
Pegado
Especial
En algunas ocasiones nos
puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o
copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir,
elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el
Pegado especial.
Utilizar la combinación de
teclado CTRL + C.
Observa como aparece una
línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información
situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde
quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del
botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado
especial.
Aparecerá el cuadro de
diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que
se adapten al pegado que quiera realizar:
Todo: Para
copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero
no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la
fórmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero
no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no
estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas
copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos
excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y
fórmulas: Para copiar
únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las
celdas seleccionadas.
Formato
de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de
números de las celdas seleccionadas.
Ejercicio
1: En un libro nuevo, en la Hoja1 capture los datos (Nombre de la empresa, 1er.
Trimestre, 2º Trimestre), en la columna Ventas Totales usa una formula sencilla
para sumar los 2 trimestres. Aplica el formato de Contabilidad a las tres columnas (1er. Trim, 2o Trim. y Ventas Totales). Con la herramienta Pegado Especial, copia los
datos de la Hoja1 y aplica pegado Especial de Valores en la Hoja2. Pegado especial
de Formulas en la Hoja3 y Pegado especial de Formatos en la Hoja4. Ejemplo formula: en la celda D4 escriba =B4+C4
Para aplicar formatos a celdas: Seleccione las celdas, clic derecho sobre ellas y activar Formato de Celdas, Ir a la ficha Numero, Seleccionar contabilidad (Español México), con 2 decimales. y aceptar.
Ejercicio 2: Capturar y
aplicar Formato Capturar, aplicar
formato de moneda y calcular el IVA de
de
moneda $ a las cantidades siguientes. los precios presentados mediante formula.
Ejercicio
3- Captura los datos siguientes; aplicar formato de contabilidad y obtener los
TOTALES usando la función SUMA.
CÁLCULO DE DATOS EN
MICROSOFT EXCEL.
Fórmulas y Funciones.
Una formula en Excel es un
conjunto de operandos (valores constantes, referencias a celdas, formulas,
etc.) con operadores (signo + , -, *, / y ^) o una combinación de operadores,
operandos y funciones predefinidas que nos permiten calcular datos.
Introducir Fórmulas y
Funciones
Una función es una
fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de
cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes
reglas:
- Si la función va al
comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores
de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de
cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser
valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los
argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Insertar función con el
asistente
Una función como cualquier
dato se puede escribir directamente en la celda.
Si queremos introducir una
función en una celda:
Situarse en la celda donde
queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar
función.
O bien, hacer clic sobre el
botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo Insertar función:
En la pestaña Inicio o
en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar
la función SUMA de forma más rápida. Pág. 12
Con este botón tenemos acceso también a otras
funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
Al hacer
clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha: podremos utilizar
otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula
la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al
diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Utilizar Funciones como
argumentos de las Funciones
Excel
también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple
celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) .
Ejercicio 3- Realiza el siguiente formato: Aplica bordes a las celdas tal y como aparece en la fig. combina las celdas de las filas 1 a la 4. Capture productos con sus respectivas cantidades y costos estimados.
Realiza una formula sencilla para obtener el total.
Ejemplo de la formula; En la celda D9 escriba: = B9*C9
Ejercicio 3- Realiza el siguiente formato: Aplica bordes a las celdas tal y como aparece en la fig. combina las celdas de las filas 1 a la 4. Capture productos con sus respectivas cantidades y costos estimados.
Realiza una formula sencilla para obtener el total.
Ejemplo de la formula; En la celda D9 escriba: = B9*C9
